Data Room M&A Virtuali
Il controllo completo dell'operazione può distruggere o rafforzare la strategia più audace. Per migliorare la sicurezza e l'efficienza della due diligence e dell'integrazione post-fusione, la virtual data room di iDeals è una piattaforma end-to-end progettata per supportare l 'esecuzione della transazione.
Perché i dealmaker di M&A (mergers & acquisitions) hanno bisogno di virtual data rooms?
Le transazioni finanziarie di successo richiedono strategie superiori, una due diligence completa e piani di integrazione ben sviluppati per il consiglio di amministrazione.
Nelle mergers & acquisitions / M&A transaction, sia la parte venditrice che quella acquirente necessitano di un comodo accesso ai documents sensibili per completare due diligence process e rispettare le date di chiusura previste. La soluzione migliore per raggiungere questo obiettivo e garantire una corretta gestione della transazione è una virtual data room (VDR).
Ecco come una virtual data room può aiutare in ogni fase del processo di due diligence.
Fase esplorativa o di pre-marketing
Per facilitare il processo di due diligence, prima di pianificare M&A deals, il venditore prepara la virtual data room e carica i documenti sensibili di pre-marketing che devono essere disponibili con breve preavviso a tutti i potenziali investitori.
Fase di due diligence
Informazioni storiche, documentazione di conformità, rendiconti finanziari e altri documents riservati cruciali sono caratteristiche facilmente distribuite agli utenti delle sale dati virtuali. Durante questo processo, i potenziali acquirenti possono porre domande sui documents o addirittura richiederne altri. Una volta completata la due diligence, l'affare viene chiuso e il contenuto della data rooms virtuale viene archiviato.
Fase di integrazione post-fusione
La virtual data room aiuta le aziende fuse a integrare i loro dipartimenti finanziari, legali, informatici e altri. Mentre la nuova azienda continua il suo percorso di crescita, la virtual data room funge da archivio di documents aziendali e assiste le comunicazioni dei dirigenti. L'archiviazione delle informazioni aziendali in una virtual data room invece che in una data room fisica tradizionale consente una collaborazione senza soluzione di continuità.
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Vantaggi delle virtual data rooms
Riduzione delle tempistiche e delle spese per gli M&A deals
Oggi le sale dati virtuali sono lo standard del settore per la condivisione di documents sicura. Rispetto a una data room fisica, le virtual data rooms per M&A transactions fanno risparmiare tempo e spese di viaggio, facilitano l'accesso ai documents e rendono meno costosa la gestione degli accessi.
Inoltre, le sale dati virtuali consentono di condurre più operazioni contemporaneamente in un periodo di tempo più breve, come sarebbe difficile fare con le sale dati fisiche. Indipendentemente dal tipo di operazione che si sta preparando (offerta pubblica iniziale, M&A deal o operazione di investment banking), le data rooms sono progettate per garantire una conduzione rapida e senza intoppi.
Ambiente di negoziazione sicuro e controllato
Anche se a volte vengono erroneamente etichettati come "sale dati virtuali", i tipici prodotti di file-sharing non sono pronti a supportare i dealmaker. Il punto principale è che solo le sale dati virtuali offrono misure di sicurezza maggiori e la possibilità di avere un controllo assoluto dell'ambiente.
- A differenza delle applicazioni FTP o di sincronizzazione e condivisione dei documenti, gli standard di sicurezza più elevati implementati nelle sale dati virtuali per M&A transactions consentono di trasferire i file in modo sicuro tra più parti interessate.
- Le M&A data room consentono anche di limitare l'accesso a funzioni quali la stampa, il download o la visualizzazione di determinati documents prima della seconda fase di due diligence.
Facilità di configurazione e utilizzo
Una preparazione approfondita precede normalmente il processo di due diligence. Tuttavia, nel mondo degli affari moderno, un affare può iniziare quando meno ce lo si aspetta. In un ambiente così intenso, non sorprende che la maggior parte dei deal maker si affidi alle migliori data room per M&A deal.
Nella maggior parte dei casi, una virtual data room può essere aperta in pochi minuti. La maggior parte delle sale dati virtuali offre accesso multilingue, un'interfaccia utente mobile e molte altre comode opzioni che le sale dati tradizionali non possono offrire.
Conformità legale
L'uso di virtual data rooms per M&A process facilita la conformità ai requisiti legali internazionali, come il Sarbanes-Oxley Act.
Da quando l'obbligo di fornire tutti i documents richiesti dalla legge è di solito una preoccupazione primaria, la maggior parte dei fornitori di data rooms virtuali per mergers & acquisitions (M&A process) dispone di modelli di indici di due-diligence conformi alla legge che aiutano il venditore nella fase di preparazione dei documenti di un'operazione di mergers & acquisitions (M&A).
Una volta preparati e caricati nel VDR, i documents diventano accessibili a tutti i potenziali acquirenti e il sistema tiene traccia di ogni azione per ciascun documento.
Al termine di una transazione, entrambe le parti, sell-side e buy-side, ottengono l'archivio su DVD o Flash-drive dei documenti della transazione, corredato da rapporti di audit trail delle loro attività dettagliate. Tali documenti possono essere utilizzati come prova in caso di controversie legali.
Creare una M&A data room
Caricare i documenti di due diligence
- La funzionalità del tasto destro del mouse e la nota funzione di trascinamento aiutano ad aggiungere, eliminare e spostare rapidamente cartelle e file nell'indice di due diligence.
- Caricamento facile e veloce trascinando e rilasciando più file e intere cartelle nella sala dati virtuale.
- Il processo di caricamento accelerato con iDeals Sync consente la sincronizzazione diretta dei file sulle unità locali e di rete con il cloud storage.
- I file Microsoft Word, Excel e PowerPoint vengono automaticamente convertiti in formato PDF sicuro durante il processo di caricamento. In questo modo si eliminano i problemi di preparazione dei documents.
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Organizzare l'indice della sala dati
Una volta caricate tutte le informazioni necessarie, i documenti dell'affare devono essere ben organizzati e nominati, in modo che i potenziali acquirenti possano trovarli facilmente.
- Le strutture di cartelle e i file possono essere facilmente organizzati prima di essere accessibili e resi "vivi" agli acquirenti interessati.
- La numerazione automatica degli indici elimina la necessità di riorganizzare o rinominare manualmente file e cartelle. Quando i file vengono riorganizzati, l'indice dei documenti aggiunti o eliminati viene ricostruito automaticamente.
- La possibilità di rinominare facilmente i file e le cartelle facendo clic con il pulsante destro del mouse e selezionando "rinomina" è un'altra funzione che consente di risparmiare tempo.
- Aggiungete note alle cartelle e ai file per fornire ulteriori istruzioni agli acquirenti interessati (offerenti) e ad altre parti interessate
- È possibile notificare facilmente a tutti gli utenti le modifiche apportate facendo clic con il pulsante destro del mouse sui file o sulle cartelle modificati.
- Le etichette consentono di classificare i documenti per una ricerca più rapida. Utilizzate più etichette per organizzare i file in modo da soddisfare le esigenze del vostro progetto.
Gestire l'accesso degli offerenti
Nel corso dell'operazione, gli utenti possono essere aggiunti continuamente e gli amministratori delle sale dati virtuali possono gestire facilmente le loro autorizzazioni. Invitate i partecipanti e assegnate loro i permessi di accesso rapidamente, in modo che gli offerenti possano iniziare e completare la loro due diligence prima.
- In pochi minuti, è possibile creare una soluzione per interi team di offerenti sul VDR: importate gli elenchi di utenti da file Excel o ".csv" direttamente nella data room.
- Aggiungete e rimuovete facilmente e rapidamente i partecipanti e applicate i diritti di accesso ai documenti utilizzando semplici strumenti di tipo wizard.
- Impostare gli offerenti più velocemente: organizzare gli utenti in gruppi e assegnare in batch le autorizzazioni in base alle cartelle o ai tipi di file.
- Prevenite potenziali fughe di notizie e assegnate i permessi di accesso alle persone giuste. La virtual data room di iDeals offre agli amministratori la possibilità di limitare l'accesso a determinati membri della data room online e di controllare chi può visualizzare, scaricare e stampare le informazioni.
Prendere rapidamente decisioni più informate
Processi di due diligence insufficienti o ritardati sono un rischio molto realistico e comune quando si persegue un'operazione. Con la virtual data room di iDeals, i dealmaker e i dirigenti aziendali possono sfruttare una tecnologia all'avanguardia per anticipare diversi scenari nel ritmo accelerato delle moderne operazioni di mergers & acquisitions (M&A). La piattaforma iDeals consente loro di:
- Accelerate le operazioni di mergers & acquisitions (M&A) con un accesso rapido e semplice ai documenti su qualsiasi dispositivo, anche mobile.
- Eliminare i problemi di distribuzione dei file e la perdita di documenti. Gli utenti hanno pieno accesso agli strumenti di reporting e possono verificare chi ha avuto accesso ai dati sensibili, quando è stato fatto e chi è stato più attivo nella virtual data room M&A.
- Riduzione dei rischi legali. Una traccia di controllo completa nella sala dati virtuale può essere utile in caso di eventuali controversie legali.
- Rispondete in modo rapido ed efficiente alle richieste degli offerenti. Con un sistema avanzato di domande e risposte, centinaia di utenti possono monitorare lo stato delle domande, automatizzare il flusso di comunicazione e aggiungere ai loro messaggi gli allegati della sala dati virtuale.
- Monitorate il processo di negoziazione in tempo reale. Utilizzate i cruscotti e gli strumenti di reporting per ottenere un monitoraggio aggiornato dei progressi e la trasparenza del flusso di lavoro.
