Fusioni e acquisizioni (M&A)

La data room iDeals rappresenta lo standard migliore per la gestione dei documenti nelle trattative per i processi di M&A.

Fusioni e acquisizioni (M&A) Fusioni e acquisizioni (M&A)

Perché i responsabili delle fusioni e acquisizioni hanno bisogno di data room virtuali?

I responsabili delle contrattazioni ammettono che il successo di una trattativa richiede strategie superiori, una due diligence completa e piani di integrazione ben sviluppati. Nel settore delle Fusioni e Acquisizioni (M&A), entrambe le parti del venditore e dell'acquirente devo poter accedere facilmente ai documenti riservati per completare il processo di due diligence e concludere le operazioni entro le date previste. Ecco come la data room virtuale può aiutarti durante ogni fase della tuo processo di M&A:

Fusioni e acquisizioni (M&A)

Fase esplorativa / Pre-marketing

Prima di pianificare un processo di M&A, il venditore prepara la data room vituale e carica la documentazione pre-marketing, in modo da renderla immediatamente disponibile ai potenziali investitori per facilitare il processo di due diligence.

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Fase di Due Diligence

Le informazioni cronologiche, i documenti di conformità e altri registri importanti vengono distribuiti agli utenti della data room. Durante questo processo, i potenziali acquirenti potrebbero fare domande sui documenti o persino richiederne altri. Una volta completato il processo di due diligence, la trattativa si chiude e il contenuto della data room viene archiviato.

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Fase di integrazione post-fusione

La data room virtuale aiuta le società acquisite a integrare i loro dipartimenti finanziari, legali, informatici ecc. Man mano che la nuova azienda cresce, la data room virtuale funge da archivio aziendale virtuale e supporta le comunicazioni tra dirigenti.

Vantaggi della data room virtuale
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RIDUZIONE DEI TEMPI E DELLE SPESE DI M&A

Oggi le data room virtuali (VDR) sono diventate lo standard del settore per la condivisione sicura di documenti. Rispetto a una data room fisica, le VDR consentono di risparmiare tempo e spese di viaggio, facilitano l'accesso ai documenti e rendono la gestione dell'accesso meno costosa. In particolare, le data room virtuali permettono di condurre diverse trattative contemporaneamente in tempi più brevi.

AMBIENTE DI CONTRATTAZIONE SICURO E CONTROLLATO

Alcuni fornitori definiscono erroneamente i loro servizi di condivisione dei file come "data room virtuali", infatti questi due prodotti sono all'apparenza molto simili. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti importanti per cui si differenziano: il livello di sicurezza e la possibilità di controllare l'ambiente virtuale.

  • A differenza del FTP o della sincronizzazione dei file e delle applicazioni di condivisione, lo standard di sicurezza più elevato implementato nelle data room virtuali consente il trasferimento sicuro dei file tra diversi partecipanti.
  • Le VDR introducono anche la possibilità di limitare l'accesso ad alcune funzionalità, tra cui la stampa, il download o perfino la visualizzazione di determinati documenti prima della seconda fase di due diligence.
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FACILITÀ DI UTILIZZO E IMPOSTAZIONI

Il processo di due diligence è generalemnte preceduto da una preparazione del lavoro molto accurata. Tuttavia, nel mondo moderno capita spesso che le trattative si concretizzino quando nessuno se lo aspetta. Dunque, non sorprende che la maggior parte degli imprenditori scelga di lavorare con data room virtuali in un ambiente così solido e intenso. Nella maggior parte dei casi, le data room virtuali si aprono in 30 minuti e molte offrono accesso multilingue, interfaccia per dispositivi mobili e molte altre opzioni convenienti.

CONFORMITÀ LEGALE

L'uso di data room virtuali facilita il processo di conformità con alcuni requisiti legali, come la legge Sarbanes-Oxley. Sebbene la preoccupazione principale sia l'obbligo di fornire tutti i documenti richiesti dalla legge, il fornitore di VDR dispone generalmente di modelli di indice per la la due diligence conformi alle norme, i quali aiutano il venditore nella fase di preparazione dei documenti per un'operazione di M&A. Una volta che i documenti sono stati preparati e caricati nella VDR, diventano accessibili a tutti i potenziali acquirenti e ogni azione effettuata sui documenti viene tracciata dal sistema. Una volta concluso l'accordo, entrambe le parti (venditore e acquirente) possono ottenere l'archivio dei documenti sotto forma di dispositivo USB o DVD, insieme ai rapporti sugli audit trail di tutte le loro attività, che si possono utilizzare come prova in caso di controversia.

Crea una data room virtuale per le operazioni di M&A
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CARICA I DOCUMENTI DI DUE DILIGENCE

  • La funzionalità del tasto destro e la classica funzione drag-and-drop consentono di aggiungere, cancellare e spostare rapidamente cartelle e file nell'indice di due diligence.
  • Caricamento facile e veloce con la funzione drag-and-drop, che consente di caricare gruppi di file e intere cartelle nella VDR.
  • Il processo di caricamento accelerato con iDeals Sync permette la sincronizzazione diretta dei file presenti sul disco o la rete locale con il cloud.
  • I file Microsoft Word, Excel e PowerPoint vengono automaticamente convertiti nel formato PDF protetto durante il caricamento. Questo aiuta a eliminare i problemi con la preparazione dei documenti.
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ORGANIZZA L'INDICE DELLA DATA ROOM

Una volta completato il caricamento di tutte le informazioni necessarie, i documenti devono essere organizzati e nominati correttamente, in modo che gli acquirenti possano trovarli facilmente.

  • La struttura di file e cartelle si può organizzare facilmente prima che questi diventino accessibili agli acquirenti interessati.
  • La numerazione automatica dell'indice elimina la necessità di riorganizzare o rinominare file e cartelle manualmente. Quando i file vengono riorganizzati, l'indice con i documenti aggiunti o rimossi viene ricostruito automaticamente.
  • Un'altra funzione che consente di risparmiare tempo è rinominare i file e le cartelle in modo facile e veloce cliccando con il tasto destro e selezionando "rinomina".
  • Aggiungi note ai file e alle cartelle per fornire istruzioni aggiuntive ai tuoi potenziali acquirenti (offerenti).
  • Comunica facilmente qualsiasi cambiamento ai tuoi utenti cliccando con il tasto destro su qualsiasi file o cartella alla quale hai apportato modifiche.
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GESTISCI L’ACCESSO DEGLI OFFERENTI

Nel corso della contrattazione si aggiungono utenti continuamente e il loro accesso può essere modificato costantemente. Invita i partecipanti e assegna i permessi di accesso velocemente in modo che gli offerenti possano completare la due diligence più velocemente.

  • Abilita interi team di offerenti nella tua VDR in pochi minuti: importa elenchi di utenti da file in formato Excel o ".csv" direttamente nella data room.
  • Aggiungi e rimuovi partecipanti in modo semplice e veloce e applica i diritti di accesso ai documenti utilizzando strumenti di procedura guidata.
  • Configura i ruoli degli offerenti più velocemente: organizza gli utenti in gruppi e assegna permessi di massa in base alle cartelle o al tipo di file.
  • Previeni le possibili fughe di dati e assegna permessi di accesso adeguati alle persone giuste. La data room iDeals danno agli amministratori la possibilità di controllare chi può visualizzare, scaricare e stampare informazioni.
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Prendi decisioni più consapevoli velocemente

Un processo di due diligence lento o insufficiente può costituire una fonte di rischi per una contrattazione. Con la data room iDeals, gli imprenditori e i direttori aziendali possono sfruttare la sua tecnologia all'avanguardia per anticipare diversi scenari al ritmo accelerato delle moderne fusioni e acquisizioni. La piattaforma iDeals consente di:

  • Ridurre notevolmente i tempi del processo di M&A: l'accesso ai documenti semplice e veloce da qualsiasi dispositivo è fondamentale affinché la trattativa di sviluppi senza problemi.
  • Eliminare i problemi di distribuzione dei file: utilizza strumenti di segnalazione per verificare chi ha accesso alle informazioni e chi visita la data room in maniera più attiva.
  • Ridurre i rischi operativi e di mercato: gli audit trail completi nella data room possono essere utili in caso di controversie.
  • Rispondere in modo rapido ed efficiente alle richieste degli offerenti attraverso la sezione Q&A, controllare lo stato delle domande e aggiungere allegati dalla data room ai tuoi messaggi.
  • Monitorare il corso della trattativa in tempo reale: utilizza pannelli di controllo e strumenti di reportistica per ricevere lo stato di avanzamento aggiornato e le informazioni sui flussi di lavoro.
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