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La data room virtuale iDeals accelera il processo di due diligence e aiuta a concludere le transazioni più rapidamente

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Cosa devi considerare quando scegli una data room virtuale per il tuo processo di due diligence?

La scelta di una data room per la due diligence è una fase importante, che a volte può essere un po' complicata: nonostante la notevole quantità di opzioni disponibili, è davvero difficile trovare il software più adatto a soddisfare i requisiti del tuo progetto.

Abbiamo elaborato questa guida di selezione e abbiamo risposto ad alcune delle domande più frequenti per aiutarti a scegliere la giusta data room per il processo di due diligence.

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Il fornitore di data room ha esperienza nel settore in cui lavori?

Il settore determina possibili casi di utilizzo, caratteristiche, flussi di lavoro e norme di conformità che è necessario sostenere per il processo di due diligence, quindi prepara una serie di domande rilevanti da porre al tuo potenziale fornitore.

Servizi finanziari

Sia che si tratti di operazioni bancarie al dettaglio, di intermediazione finanziaria o di servizi assicurativi, dovrai passare per il processo di due diligence in caso di operazioni di Fusioni e Acquisizioni (M&A), investimenti, ristrutturazione o bancarotta. Il settore finanziario è fortemente regolamentato, per cui la tua azienda deve rispettare alcune normative specifiche. Per esempio, potresti avere la necessità di adottare una data room per inviare report a organismi regolatori, come il FINRA, se la tua azienda opera negli Stati Uniti. È importante assicurarsi che la piattaforma che scegli sia conforme agli standard del settore.

Biotecnologie

Nell'industria delle biotecnologie, le data room virtuali sono spesso utilizzate per la due diligence dei progetti di ricerca e sviluppo, come gli studi clinici o la concessione di licenza per un prodotto di biotecnologia. Esercitare il controllo sulla proprietà intellettuale e sulle cartelle cliniche personali mantenendo sicure le informazioni di due diligence è una sfida difficile da affrontare. Questo porta a restringere la lista dei potenziali fornitori di data room, includendo solo quelli che soddisfano gli standard locali, come l'HIPAA.

Enegia

La parte del settore relativa all'industria petrolifera e del gas si sta consolidando sempre di più e questo rende i requisiti di due diligence ancora più rigidi. I progetti più comuni su gas e petrolio includono una grande quantità di dati sismici e report sui pozzi petroliferi che vengono trasferiti durante il processo di due diligence. È dunque importante assicurarsi che la piattaforma che scegli possa supportare i file in questo tipo di formati. Le energie rinnovabili sono un altro sottosettore in forte crescita con una grande varietà nelle opportunità d'investimento. Che sia un aumento di capitale, un contratto di licenza o un accordo di fusione, la data room deve essere facile da implementare per aiutarti a gestire il tuo progetto nel modo più veloce possibile.

Servizi legali

I consulenti legali devono spesso gestire transazioni di M&A, consultando sia la parte del progetto che riguarda l'acquirente, sia quella del venditore. Alcune imprese di servizi legali possono essere coinvolte in numerosi progetti e trattare con centinaia di clienti contemporaneamente. Per questo è importante trovare un modo per mantenere i loro registri sicuri e organizzati. Con una solida sezione di Q&A puoi risparmiare tempo gestendo tutte le comunicazioni nello stesso luogo della tua data room virtuale. Inoltre, dare un aspetto professionale alla data room, personalizzandola con l'identità della tua azienda rappresenta un ulteriore vantaggio rispetto ad altre comuni soluzioni di cloud.

Information Technology

Negli ultimi dieci anni si è registrato uno sviluppo significativo dell'industria del software che ha portato a un aumento delle operazioni di M&A, capitale di rischio e offerta pubblica iniziale. Ci sono milioni di startup che raccolgono capitale ogni giorno e nessuna di loro vorrebbe perdersi l'occasione di ricevere finanziamenti a causa della complessità della piattaforma in uso. In un ambiente così competitivo è necessaria una data room facile da usare e priva di plugin, al fine di agevolare i processi di due diligence.

Infrastruttura

In questo settore, le data room online vengono utilizzate spesso per gestire i documenti finanziari del tuo progetto. La maggior parte dei progetti edilizi e di costruzione sono a lungo termine e richiedono interazioni costanti con investitori, banche e altri istituti di credito. Per questo, la capacità di condividere dati finanziari e ingegneristici in modo sicuro rappresenta un aspetto cruciale. Inoltre, vale la pena considerare che non tutti i fornitori di data room supportano i file in formati diversi dal pacchetto Office.

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Un venditore di data room può fornire liste di controllo di due diligence per il tuo progetto?

A seconda di quale aspetto degli asset aziendali deve essere esaminato e di quali sono gli obiettivi, è possibile eseguire diversi tipi di due diligence. Ogni settore dispone di standard specifici che richiedono documenti strutturati in un certo modo, per cui elaborare un indice nella data room aiuta a mantenere in ordine i contenuti al suo interno.

Potresti avere bisogno di liste di controllo di due diligence per seguenti processi

Due diligence finanziaria (contabilità)

Lo scopo principale di questo servizio è indagare sulle prestazioni finanziarie di un'impresa target, che consiste principalmente nel controllo dei registri contabili e della documentazione finanziaria di supporto.

Due diligence legale

La due diligence legale ha lo scopo di assicurarsi che un impresa target non abbia una causa legale in corso o delle responsabilità giuridiche rischiose.

Due diligence informatica

La due diligence informatica determina se la spesa relativa alle tecnologie informatiche è proporzionata alla dimensione dell'azienda e aiuta a soddisfare le proiezioni di crescita pianificate.

Due diligence commerciale

La due diligence commerciale aiuta a identificare la posizione dell'azienda nel settore in cui opera e le potenziali opportunità, in base all'attrattiva generale del settore e alle prospettive commerciali a lungo termine.

Due diligence fiscale

Bilanci, dichiarazioni dei redditi e audit: questi sono i tipi di documenti più richiesti durante la due diligence fiscale, che consiste nell'individuare le responsabilità fiscali attuali o potenziali di un'azienda.

Due diligence operativa

La due diligence operativa analizza il processo produttivo, la catena di approvvigionamento e la distribuzione per individuare possibili rischi di capitale.

Hai ancora dubbi sulla due diligence online?

Non preoccuparti, sappiamo che arrivare al cuore dei problemi può essere esasperante, quindi questa è la nostra sezione di domande frequenti (FAQ) per aiutarti a fugare i tuoi dubbi.

Mentre utilizzi una data room virtuale, puoi invitare utenti semplicemente digitando i loro indirizzi email e inviargli degli inviti. Con iDeals Virtual Data Room avrai sempre la sicurezza che i tuoi inviti saranno consegnati: la nosta applicazione controlla se un utente ha ricevuto l'invito o meno, inviandoti una notifica nel caso in cui l'invito non sia stato consegnato. Ti offre anche suggerimenti su eventuali errori di ortografia quando digiti l'indirizzo e-mail.

La maggior parte delle piattaforme moderne non richiede alcun software aggiuntivo. Tuttavia, ci sono alcune versioni precedenti di data room virtuali che hanno ancora bisogno di plugin. Alcuni dipartimenti informatici vietano ai dipendenti di installare software aggiuntivi sui loro computer aziendali per motivi di sicurezza. Per questo è opportuno verificare quali politiche di sicurezza vengono applicate nella propria azienda. In alternativa, è possibile scegliere una soluzione priva di plugin e facile da implementare come iDeals Virtual Data Room, che non necessita di formazione per l'utente.

Esiste la possibilità di configurare accessi dettagliati per i documenti caricati impostando diversi livelli di accesso per vari gruppi di utenti. iDeals Virtual Data Room ti permette anche di impostare tre diversi livelli di accesso per i documenti Excell (Visualizzazione limitata senza formule, Visualizzazione protetta con o senza formule oppure Visualizzazione e modifica protetta dei fogli di calcolo) e otto livelli di accesso per i documenti PDF (Caricamento, Scarica Originale, Scarica PDF, Stampa, Scarica PDF crittografato, Visualizza, Visualizzazione limitata e permessi limitati). Consideriamo sempre la sicurezza e la privacy come la nostra massima priorità, e con la data room virtuale iDeals avrai sempre la sicurezza che i tuoi documenti siano protetti in maniera affidabile.

Con l'aiuto di audit trail completi implementati nella data room virtuale di iDeals, puoi sempre controllare la quantità di documenti visionati dagli utenti. Nella "mappa termica" colorata, ogni singolo documento si riempie di un colore specifico, con la percentuale rilevante che riflette la quantità di pagine visionate da un determinato utente. Questo potrebbe aiutarti a individuare la fase del progresso di due diligence insieme alle aree di interesse dei tuoi potenziali partner.

A seconda del settore, potrebbe essere necessario caricare documenti in formati specifici nella data room e allo stesso tempo soddisfare alcune norme di conformità. L'obiettivo più importante del processo di due diligence è quello di scambiare informazioni confidenziali nel modo più veloce ed efficace possibile, dove la tecnologia gioca un ruolo fondamentale. Pertanto, avere una lista di requisiti e modelli di indice predefinti può aiutare a risparmiare molto tempo e mantenere in ordine lo spazio di lavoro della tua data room. iDeals Solutions ha supportato migliaia di progetti di due diligence e fornisce indici di data room professionali per vari settori.

Personalizzare la data room con il logo e i colori della tua azienda le conferisce un aspetto professionale ed esclusivo: al giorno d'oggi, questa è una caratteristica indispensabile per tutte le piattaforme di data room virtuali disponibili. iDeals Virtual Data Room ti offre anche la possibilità di applicare il tuo tema e logo in modo che siano visibli sia nella tua data room che nelle email di invito.

La maggior parte dei fornitori dichiara di offrire un supporto 24 ore al giorno per 7 giorni alla settimana, ma è importante assicurarsi che tutti gli standard di prestazione siano definiti in un contratto di servizio (SLA). Il team di assistenza clienti iDeals garantisce una risposta immediata via telefono o in chat e una risposta in 15 minuti via e-mail. Tuttavia, più del 93% delle nostre richieste di posta elettronica riceve una risposta in soli 5 minuti. Il nostro team è sempre disponibile a parlare con i nostri clienti in inglese, tedesco, spagnolo, portoghese, russo, turco, cinese e giapponese.

La maggior parte dei fornitori di data room utilizza la crittografia dei documenti, che al giorno d'oggi costituisce uno standard del settore. Oltre alla crittografia multilivello dei dati, nella data room virtuale iDeals sono implementate alcune funzioni di sicurezza aggiuntive: "Visualizzazione limitata" impedisce che i documenti vengano fotografati e insieme alle filigrane dinamiche offre il massimo della protezione contro le copie non autorizzate. Puoi modificare il livello di accesso di qualsiasi utente in qualsiasi momento.

Quando si parla di due diligence, la sicurezza diventa una delle nostre principali priorità, per cui consigliamo vivamente di verificare che il fornitore di data room sia in conformità con gli standard di sicurezza più comuni. iDeals Virtual Data Room è conforme ai più rigorosi standard industriali, come ISO 27001: 2013, SOC 2, lo Scudo della Privacy e altri.

Puoi richiedere un archivio contenente tutti registri necessari, come i file caricati, i file eliminati e le loro versioni precedenti e i registri delle attività. Tale archivio viene fornito sotto forma di dispositivo USB o DVD.

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Perché scegliere iDeals Virtual Data Room?

Dal 2008 iDeals è fornitore mondiale di servizi di condivisione sicura dei file. Il nostro obiettivo primario è sempre stato quello di fornire l'esperienza di due diligence più sicura e allo stesso tempo semplice, efficace e a prova di utente. Abbiamo ottenuto la fiducia di clienti dai più svariati settori di finanza aziendale, investimento bancario, legale, immobiliare, energia, sicurezza informatica e molto altro.

Le opinioni dei nostri clienti

  • La Data Room virtuale di iDeals è una piattaforma eccellente, facile da usare e offre un livello di assistenza al cliente impareggiabile. La nostra azienda ha iniziato a provare diverse data room e alla fine ha scelto iDeals™ per la sua semplicità e la sua struttura intuitiva. Il massimo della sicurezza e supporto al cliente ad un prezzo eccezionale.

    Adam Lancaster Gruppo bancario di investimento,
    Performance Trust Capital Partners
  • Il software della data room virtuale iDeals unisce un'interfaccia intuitiva a funzionalità complete. Inoltre, il loro sistema di reportistica diversificato è estremamente utile quando hai bisogno di dati analitici sulla tua data room. Mi dispiacerebbe molto dover passare a un altro sistema.

    Jeff HsuAffari Regolamentari,
    Sorrento Therapeutics Inc.
  • Una delle migliori piattaforme di data room virtuali che abbia mai provato. Facile da gestire e consultare, altamente personalizzabile ad un prezzo decisamente competitivo. Un'ottima scelta sia per gli utenti più esperti che per i principianti.

    Alexey Zykov Gruppo bancario di investimento,
    Jefferies
  • Essendo un amministratore che ha già usato altri servizi, posso dire che l'interfaccia VDR è molto semplice e il suo sistema di gestione dei file mi ha permesso di risparmiare molto di tempo. Non posso non menzionare il team di supporto tecnico, sempre pronto a rispondere alle mie domande. Questo aspetto personalizzato è molto importante per chi naviga nel mondo del business e, come me, ha poco tempo e ha bisogno di soluzioni rapide.

    Mark Li Investimenti immobiliari,
    Harvest Capital Partners
  • I progetti che abbiamo intrapreso si sono sviluppati molto bene, soprattutto grazie al software della deal room virtuale. Abbiamo ottenuto ottimi risultati perché l'interfaccia della VDR di iDeals™ era molto facile da usare, insieme ad alcune funzioni decisamente utili.

    Asad Aftab Finanza aziendale,
    KPMG
  • Utilizziamo sempre le data room virtuali fornite da iDeals. L'interfaccia è a prova di utente e tutto funziona perfettamente. Posso decisamente consigliare iDeals™ come partner affidabile e responsabile.

    Hakon L. Akerlund Sicurezza informatica,
    Landsbankinn
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