Comunicazioni del Cda
Oltre l'80% delle aziende che compaiono nella lista "Fortune 500" ha scelto iDeals per ospitare e distribuire documenti aziendali in modo sicuro.
Le sfide dei moderni consigli di amministrazione
Le comunicazioni del consiglio di amministrazione comportano la gestione e la distribuzione di grandi quantità di documenti riservati, il che può risultare complicato quando i membri del consiglio si trovano in diverse parti del mondo. Ecco alcune delle sfide più comuni che i membri di un consiglio di amministrazione sono chiamati ad affrontare:
- Le imprese devono scambiarsi documenti relativi alle loro attività principali in modo veloce e sicuro.
- I requistiti di conformità imposti dai governi sono sempre più complessi.
- I servizi di posta elettronica e scambio di file personali non soddisfano i requisti di sicurezza dei dati aziendali.
- Il rischio di violazioni della sicurezza dei dati rappresenta un serio problema per il rispetto delle norme aziendali
- Raccogliere, stampare e inviare dossier di centinaia di pagine sulle riunioni del consiglio è un processo che richiede tempo e denaro
Un portale interno per gestire e condurre le riunioni del consiglio di amministrazione
La sala riunioni virtuale iDeals utilizza la tecnologia di iDeals Virtual Data Room, una piattaforma di cloud che offre un ambiente sicuro e allo stesso tempo facile da utilizzare per gestire le comunicazioni del consiglio di amministrazione. Il passaggio da un sistema cartaceo a un portale di riunioni online può offrire numerosi vantaggi alle aziende.
- Consenti ai membri del consiglio di accedere alla documentazione interna e ad altre informazioni importanti sia online che offline da qualsiasi luogo
- Distribuisci materiale preparatorio ai membri e aggiorna il consiglio tra una riunione e l'altra.
- Fornisci gli aggiornamenti sulle attività dei comitati del consiglio
- Facilita la comunicazione tra il consiglio di amministrazione e la direzione
- Migliora l'amministrazione e la responsabilità aziendale
- Dedica meno tempo al lavoro amministrativo e e lascia che gli assistenti si concentrino di più sui contenuti delle riunioni e sulle esigenze dei partecipanti.
Quali documenti si possono condividere attraverso un portale del consiglio?
Il portale per consigli di amministrazione è stato a lungo considerato uno strumento di comunicazione unidirezionale. Tuttavia, con l'introduzione di nuove tecnologie interattive, è stata introdotta la possibilità di stabilire anche comunicazioni bidirezionali. La data room virtuale di iDeals consente di comunicare attraverso la sezione Q&A e di condividere documenti altamente riservati, tra cui:
- Presentazioni per gli investitori
- Report sulla gestione del rischio
- Piani operativi e di sviluppo
- Politiche di remunerazione e schemi di incentivi
- Risultati degli audit esterni
Accedi ai materiali del consiglio da qualsiasi luogo
Con il portale per la sala riunioni di iDeals, gli utenti possono accedere ai dossier interni in qualsiasi momento, ovunque si trovino. Questo è particolarmente utile quando uno o più membri del consiglio si trova in viaggio. Con più tempo e maggiore flessibilità dalla loro parte, i direttori del consiglio si preparano meglio ad affrontare importanti discussioni strategiche.
- I membri del consiglio di amministrazione possono accedere comodamente e in tutta sicurezza grandi quantità di informazioni ovunque si trovino.
- I membri del consiglio possono lavorare sia online che offline per consultare i dossier, partecipare alle discussioni nella sezione Q&A e pubblicare commenti ovunque dispongano di una connessione internet.
- La ricerca full text offre accesso rapido a informazioni e documenti
- Il nostro solido sistema Q&A aiuta i membri del consiglio a discutere sulle informazoni sensibili dell'azienda
- Un audit trail conforme allo standard SOX riduce il rischio di violazioni della sicurezza dei dati.
Migliora l'efficienza della gestione delle comunicazioni del Cda
La produzione di dossier cartacei per le riunioni del consiglio rappresenta un incubo anacronistico che può richiedere giorni o settimane, insieme a un servizio di posta ordinaria per inviare aggiornamenti, affinché tutti i membri utilizzino le versioni più aggiornate. Il nostro software per la sala riunioni virtuale è in grado di ridurre il processo a un massimo di qualche ora e risolvere anche altri problemi.
- Qualsiasi modifica viene apportata in modo facile e veloce: le versioni più aggiornate dei documenti vengono caricate sul portale centrale e sincronizzate automaticamente con tutti i dispositivi dei membri del consiglio.
- Tutti i partecipanti lavorano con le stesse informazioni, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
- Applica oltre otto livelli di di accesso ai documenti in base ai ruoli per garantire l'accesso sicuro alle informazioni confidenziali
- Accedi al portale del consiglio di amministrazione da tutti i dispositivi mobili utilizzando le nostre applicazioni per iOS, Windows e Android
Sicurezza a livello militare sui documenti e sull'infrastruttura
La sicurezza dei tuoi documenti aziendali rappresenta sempre una grande preoccupazione. I materiali del Cda inviati per posta ordinaria o per corriere potrebbero smarrirsi. Con una sala riunioni digitale questi rischi sono praticamente nulli.
- La sicurezza dei data centre è garantita da rigorose politiche di accesso e sorveglianza. Inoltre, tutti i nostri data centre sono conformi agli standard SOC 2 e hanno ottenuto la certificazione ISO 27001.
- Il livello di ridondanza Tier 3 (2N) per tutti i componenti dei sistemi di base garantisce un tempo di funzionamento del 99,95%.
- I dati vengono crittografati con il protocollo SSL/TLS a 256 bit che utilizza chiavi crittografiche RSA a 2048 bit
- La nostra funzione di autenticazione a due fattori richiede una password e un codice inviato tramite SMS.
- Le filigrane dinamiche e la nostra funzione di Visualizzazione limitata impediscono la distribuzione non autorizzata dei documenti
- Cancellazione remota: revoca i permessi di accesso ai file su tutti i dispositivi degli utenti
- I registri di audit documentano ogni azione nel portale virtuale del Cda per garantire la conformità alle normative del settore e possono essere utilizzati per scopi legali
- Protezione antivirus: i contenuti vengono scansionati per l'individuazione di malware ogni volta che un file viene caricato o scaricato. Il sistema impedisce il caricamento dei file infetti nel portale interno.
La maggior parte delle imprese di successo utilizza portali per consigli di amministrazione
Molte aziende utilizzano i portali virtuali per Cda come strumenti indispensabili per l'hosting e la condivisione delle informazioni aziendali. Secondo un recente sondaggio condotto dal Comitato per i Servizi di Audit KPMG, le aziende leader internazionali stanno adottando rapidamente i software per sale riunioni online.
- La metà dei dirigenti e dei vertici aziendali ha affermato che le proprie aziende utilizzano attualmente un portale virtuale per il Cda e un altro 20% prevede di implementarlo nei prossimi 6-12 mesi
- Il 18% degli intervistati fornisce ai membri del proprio Cda un dispositivo mobile per accedere al portale, mentre un altro 20% prevede di farlo nel corso del prossimo anno
- Più della metà (55%) dei direttori dei Cda concorda sul fatto che il software del portale ha migliorato radicalmente l'efficienza del consiglio di amministrazione
- Il 70% ha dichiarato che il proprio portale viene aggiornato in "tempo reale" con verbali del consiglio, informazioni aziendali e molto altro.
