Funzioni avanzate di Virtual Data Room per la gestione delle trattative

Caratteristiche della data room virtuale

Oltre 100 funzionalità progettate esclusivamente per la condivisione sicura di documenti e la collaborazione d'impresa

Gestione dei documenti

CARICAMENTO DI FILE CON FUNZIONE DRAG-AND-DROP

Avvia la tua nuova data room importando i dati con un solo clic. Con la funzione drag-and-drop trascina i file e le cartelle dal tuo computer alla finestra di caricamento. Non sono necessari plugin.

RISPARMIA TEMPO CON IL CARICAMENTO IN MASSA

Carica i documenti nella data room in un istante, senza limiti di dimensione o quantità. La data room impiega solo pochi minuti per completare il caricamento.

CARICA I FILE IN QUALSIASI FORMATO

Carica i file in oltre 25 formati supportati. Non è necessario preparare i file prima del download. I file vengono convertiti in un formato PDF protetto, che può essere visualizzato su qualsiasi browser, quindi non è richiesto alcun software aggiuntivo.

Trova subito i file con le etichette

Le etichette hanno due funzioni. Aiutano a classificare i documenti e possono essere utilizzate come criterio di ricerca. Usa più etichette per organizzare i file in modo tale da soddisfare le esigenze del tuo progetto.

INTEGRAZIONE CON WINDOWS EXPLORER

L'applicazione iDeals Sync automatizza i processi di caricamento e download. Sincronizza facilmente i contenuti sul tuo desktop, cartelle condivise, FTP o archivi di file aziendali con la tua data room. iDeals Sync connette anche la data room ai sistemi di gestione dei contenuti aziendali.

NUMERAZIONE AUTOMATICA DELL'INDICE

Migliaia di documenti e cartelle sono numerati automaticamente quando vengono caricati o trasferiti. Non è necessario creare o aggiornare manualmente l'indice della data room.

RICERCA FULL TEXT

Trova rapidamente le informazioni che cerchi digitando parole chiave o applicando filtri di ricerca multipli. Il sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) cerca una parola o una frase in qualsiasi documento della tua data room.

Caratteristiche della data room virtuale
FACILE GESTIONE DI FILE E CARTELLE

Carica, elimina, unisci, sposta, visualizza, scarica, ripristina e rinomina facilmente i file e le cartelle. Unisci il contenuto di diversi file in un unico file PDF.

Sicurezza dei documenti

Caratteristiche della data room virtuale
Oscuramento integrato

Oscura rapidamente testo, immagini o aree del documento per proteggere i dati sensibili e risparmiare tempo senza usare strumenti di terze parti.

DISTRUZIONE REMOTA

La crittografia sui documenti controlla l'accesso ai file quando vengono aperti o scaricati. I diritti di accesso ai documenti possono essere revocati anche dopo che il documento è stato scaricato.

FILIGRANE DINAMICHE

Attiva l'applicazione automatica di filigrane sulla parte superiore di qualsiasi documento durante la visualizzazione, stampa o download. Personalizza le filigrane con nome utente, indirizzo IP, data e ora di accesso al documento.

VISUALIZZAZIONE LIMITATA SICURA

Proteggi i dati riservati dalle visite indesiderate, attivando una modalità di visualizzazione limitata. L'utente può vedere solo la parte centrale del documento mentre il resto è coperto da uno schermo a barre scorrevoli.

PERMESSI DETTAGLIATI AI DOCUMENTI

Stablisci criteri di accesso dettagliati per ogni documento e cartella nella data room. Ci sono otto livelli di autorizzazioni per i documenti: Visualizzazione limitata, Visualizza, Scarica PDF Crittografato, Stampa, Scarica PDF, Scarica Originale e Carica.

Oscuramento integrato

Oscura rapidamente testo, immagini o aree del documento per proteggere i dati sensibili e risparmiare tempo senza usare strumenti di terze parti.

Facilità d'uso

NESSUN PLUGIN NÉ JAVA

Visualizza i documenti protetti nel loro formato originale senza plugin. Non è necessario installare alcun software o effettuare download. Non è richiesto Java.

AUTENTICAZIONE UNICA

Effettua un login unico per tutti i progetti: non è necessario ricordare tutte le password e i nomi dei progetti.

INTERFACCIA UTENTE PER DISPOSITIVI MOBILI

Visualizza i contenuti della data room virtuale attraverso un'interfaccia semplificata, ottimizzata per i dispositivi mobili.

ACCESSO MULTILINGUE

Accedi a una data room virtuale in una delle 14 lingue tra cui inglese, tedesco, spagnolo, francese, olandese, italiano, polacco, russo, turco, portoghese, cinese, giapponese, svedese e coreano.

VISUALIZZATORE A SCORRIMENTO

La funzionalità di scorrimento ti permette di passare facilmente dal documento che stai guardando direttamente a quello successivo. Questo ti consente di risparmiare molto tempo quando devi navigare tra centinaia di documenti.

Caratteristiche della data room virtuale
APPLICAZIONE PER IOS E ANDROID

Accedi alla data room da tutti i dispositivi e le piattaforme, tra cui Windows, Apple iOS e Android.

Sicurezza di accesso

CONTROLLO E SCADENZA DELL'ACCESSO

Configura dei criteri di sicurezza dettagliati per la sicurezza delle password e la durata delle sessioni dell'utente. Imposta le date di scadenza per l'accesso ai file.

LIMITAZIONI DI ACCESSO TEMPORALI E DA INDIRIZZI IP

Limita l'accesso alla data room da determinati indirizzi IP e per determinati periodi di tempo.

PERMESSI DETTAGLIATI PER GLI UTENTI

Gestisci le autorizzazioni degli utenti per la visualizzazione, il download di PDF sicuri, la stampa, il download dei documenti originali e la modifica in base al ruolo dell'utente nel progetto.

Caratteristiche della data room virtuale
SIMULAZIONE DELL'ACCESSO DA PARTE DELL'UTENTE

Assicurati che i partecipanti possano accedere solo ai documenti di cui hanno bisogno. Puoi vedere i permessi di accesso ai documenti dal punto di vista di qualsiasi utente.

AUTENTICAZIONE A DUE FATTORI

La verifica dell'identità dell'utente in due passaggi richiede una password e un codice OTP inviato tramite SMS sul cellulare dell'utente.

GESTIONE DISPOSITIVI MOBILI

Applica le funzioni di sicurezza e controlla l'accessibilità dei documenti protetti sui dispositivi mobili degli utenti.

Gestione degli utenti

Caratteristiche della data room virtuale
INVITI A UTENTI SINGOLI O A GRUPPI DI UTENTI

Invita rapidamente utenti singoli o gruppi di utenti nella tua data room. Configura il loro accesso alla data room, le opzioni di sicurezza per il login, l'accesso alla sezione Domande e Risposte (Q&A) e la frequenza con cui gli utenti ricevono le notifiche dei nuovi documenti caricati.

IMPOSTAZIONE DI PERMESSI DETTAGLIATI PER L'UTENTE

Imposta vari livelli di accesso per diversi utenti per agevolare la tracciabilità dei registri di audit e aumentare l'integrità della data room.

IMPOSTA I PERMESSI DI VISUALIZZAZIONE EXCEL

Scegli una delle tre autorizzazioni speciali di visualizzazione per i file Excel. L’opzione "Visualizza Excel con formule" consente agli utenti di visualizzare le formule nei documenti Excel. L'opzione "Excel senza formule" rende le formule invisibili agli utenti, mentre l'opzione "Analisi dei dati di Excel’ consente di modificare i file Excel accessibili. Le modifiche non vengono applicate ai file originali e sono visualizzate solo dall’utente autorizzato.

FACILE CONFIGURAZIONE DEI GRUPPI

Gestisci facilmente centinaia di utenti dividendoli in gruppi con diversi livelli di accesso alle funzioni della data room. Per semplificare il processo di creazione deI gruppi, offriamo quattro ruoli predefiniti, come Amministratori completi, Amministratori con restrizioni, Utenti collaboratori e Utenti individuali, ciascuno con il suo insieme predefinito di diritti e privilegi.

NOTIFICHE

Invia e-mail riguardo ai documenti caricati o cancellati e imposta la frequenza con cui gli utenti ricevono tali notifiche.

Report

AUDIT TRAIL COMPLETI

Verifica l'adempimento delle norme aziendali consultando gli audit trail che registrano tutte le azioni compiute nella data room. Scegli un formato PDF, Excel o una versione stampabile dei report da utilizzare durante le riunioni e le presentazioni.

MONITORAGGIO DELL’ATTIVITÀ DELL'UTENTE

Controlla le azioni di ogni singolo utemte, incluse le loro ricerche. Traccia le operazioni di visualizzazione, stampa o download dei documenti, fino ai minimi dettagli. Puoi persino vedere per quanto tempo l'utente ha visualizzato ogni pagina del documento, con una precisione al secondo.

REPORT CODIFICATI A COLORI

Verifica a colpo d'occhio cosa succede al contenuto della tua data room. I report con colorazione a "mappa termica" mostrano quali sono i gruppi più attivi e a quali sezioni della data room sono maggiormente interessati. Questo rappresenta un grande vantaggio nei processi di decision-making.

REPORT SINOTTICI SUI GRUPPI

Ottieni una panoramica delle attività dei gruppi nella data room: controlla il numero di utenti invitati, quanti hanno effettuato l'accesso, il numero di documenti autorizzati e visualizzati e il numero di domande e risposte pubblicate nella sezione Q&A.

Caratteristiche della data room virtuale

Domande e Risposte (Q&A)

Caratteristiche della data room virtuale
PROCESSO DI RISPOSTA PERFEZIONATO

Durante il processo di risposta, gli utenti possono inviare commenti in relazione alle risposte, aggiungere riferimenti rapidi ai file nella data room e allegare documenti, migliorando la qualità e l'accuratezza delle risposte. Gli utenti incaricati di rispondere alle domande possono comunicare privatamente e la conversazione resta riservata solo ai rispettivi membri che collaborano alla risposta.

ASSEGNAZIONE AUTOMATICA DELLE DOMANDE AGLI ESPERTI

In base alla categoria determinata dalla domanda, le risposte vengono assegnate direttamente agli esperti senza doverle indirizzare manualmente. I coordinatori delle risposte possono facilmente riassegnare gli esperti e modificare il flusso di lavoro, se e quando necessario. Quando gli esperti ricevono le domande, i dati personali del revisore delle domande non vengono divulgati e le loro risposte vengono immediatamente reindirizzate ai coordinatori delle risposte.

CENTRALIZZARE LA COMUNICAZIONE

Centralizza tutta la comunicazione all'interno della data room virtuale. Il modulo offre la stessa sicurezza e affidabilità della VDR. Puoi monitorare tutto e accedere a report dettagliati che garantiscono la conformità, mentre i dettagli riservati delle aziende e delle persone con cui si collabora non vengono mai divulgati a meno che non sia necessario.

IMPORTARE DOMANDE E AZIONI IN BLOCCO

Importa ed esporta in blocco più domande da Excel alla data room virtuale e viceversa, risparmiando tempo e riducendo la possibilità di errori. Le operazioni in blocco consentono di aggiornare rapidamente categoria, priorità e stato delle domande.

FLUSSO DI LAVORO FLESSIBILE

Personalizza e automatizza il flusso di comunicazione secondo i requisiti del progetto o della trattativa. Puoi monitorare tutte le azioni e i messaggi, mentre domande e risposte vengono automaticamente indirizzate agli utenti competenti. Il flusso di lavoro si allinea ai diversi ruoli disponibili: redattore delle domande, revisore delle domande, coordinatore delle risposte, esperto e validatore delle risposte.

INTERFACCIA INTUITIVA

Il layout intuitivo velocizza la configurazione dei moduli, la formazione dei nuovi utenti e il flusso di comunicazione. Il design è studiato per migliorare l'organizzazione, garantire il monitoraggio in tempo reale e facilitare l'accesso a più utenti.

Velocità e Disponibilità

Caratteristiche della data room virtuale
MAGGIORE VELOCITÀ

Numerosi data center situati in diverse aree geografiche aumentano la velocità di trasferimento dei dati fino a 200 mBps, il massimo nel settore. La prossimità del data center ottimizza la velocità di caricamento e download dei file aumentandola fino a 10 volte.

TEMPO DI FUNZIONAMENTO DEL 99,95%, IL PIU' ALTO NEL SETTORE

Il design ridondante dei componenti dell'infrastruttura offre un ambiente altamente resistente e sicuro, che garantisce un uptime del 99,95%.

NESSUNA FINESTRA DI MANUTENZIONE

Migliaia di aziende in tutto il mondo si affidano alle data room virtuali di iDeals per accedere ai documenti essenziali per le loro attività. Pertanto, abbiamo progettato il nostro servizio di data room in modo da garantire la piena operatività anche durante le operazioni di manutenzione.

Personalizzazione
Caratteristiche della data room virtuale
ASPETTO PERSONALIZZATO

Aggiungi il brand della tua azienda per creare un ambiente di collaborazione familiare. Carica il tuo logo, modifica i colori del tema e personalizza le email di invito.

PERSONALIZZAZIONE FILIGRANE

Puoi configurare l'applicazione delle filigrane decidendo se farle apparire durante la visualizzazione, il download o la stampa del tuo documento. Le filigrane possono essere personalizzate scegliendo il motivo e il colore.

IMPOSTAZIONE LINGUA

Attiva la traduzione automatica dell'indice della data room in 90 lingue.

DEFINIZIONE DEI TERMINI DI ACCESSO

Elabora i tuoi termini e condizioni di utilizzo, l’accordo di non divulgazione (NDA) e l'accordo di riservatezza. Definisci la frequenza con cui gli utenti devono accettare i termini di utilizzo: solo al loro primo accesso oppure ogni volta che effettuano il login.

PERSONALIZZAZIONE INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA

Inserisci intestazioni e piè di pagina personalizzati nei documenti che possono essere scaricati o stampati come PDF. Personalizza il contenuto di intestazione e piè di pagina, dimensioni e colori dei caratteri.

Conformità alle norme di sicurezza

Caratteristiche della data room virtuale Caratteristiche della data room virtuale
CERTIFICAZIONE ISO27001

L'International Organization for Standardization (ISO) 27001: 2013 è lo standard di sicurezza internazionale di riferimento per la protezione dei dati sensibili. Il nostro processo di certificazione si è articolato su regolamenti di sicurezza organizzativa, sicurezza del personale, sicurezza fisica e ambientale, sicurezza delle reti e dei sistemi e gestione della continuità operativa.

CONFORMITÀ SOC 2

I report SOC 2 garantiscono la presenza di sistemi di controllo adeguati per proteggere i dati e le informazioni. La certificazione SOC 2 conferma che iDeals ha implementato tutti i migliori protocolli interni per la verifica di sicurezza, disponibilità e privacy.

SICUREZZA DEI DATA CENTER

iDeals utilizza nuemrosi data center che impiegano sicurezza fisica, sistemi di autenticazione a riconoscimento biometrico e diversi livelli di sorveglianza.

LE MIGLIORI PRATICHE PER RICERCA E SVILUPPO (R&D)

Il nostro team interno di Ricerca e Sviluppo mantiene la nostra tecnologia sempre un passo avanti rispetto ai più recenti parametri di riferimento del settore. Il nostro impegno per l'innovazione non ha eguali nell'industria delle comunicazioni finanziarie. I metodi e i processi di sviluppo del software vengono regolarmente aggiornati affinché siano conformi alle più recenti pratiche internazionali come il Microsoft Secure Development Lifecycle (SDL) e l'OWASP. La sicurezza delle applicazioni viene regolarmente verificata da esperti indipendenti per mantenere elevati livelli di affidabilità.