Comunicazioni del consiglio di amministrazione
Oltre l'80% delle cosiddette aziende "Fortune 500" si affida a iDeals per ospitare e distribuire in modo sicuro i documenti del proprio consiglio di amministrazione.
Le sfide dei moderni consiglio di amministrazione
La governance aziendale si è evoluta e i membri dei consigli di amministrazione si trovano ad affrontare sfide di comunicazione e collaborazione senza precedenti. Il board portal di iDeals è stato progettato per aiutare i dirigenti a combattere le crescenti richieste e complessità delle attività quotidiane dei consigli di amministrazione.
- Le imprese hanno bisogno di scambiare in modo rapido e sicuro i documenti relativi alle attività principali.
- I requisiti di governance stanno diventando sempre più complessi.
- La posta elettronica e la tecnologia di condivisione dei file personali non soddisfano i requisiti di sicurezza dei dati aziendali.
- Il rischio di violazione della sicurezza dei dati rappresenta un problema serio per la compliance aziendale.
- La raccolta, la stampa e l'invio di pacchetti cartacei per le riunioni del consiglio di amministrazione richiedono molto tempo.
Board portal per la gestione e lo svolgimento delle riunioni del consiglio e delle commissioni
Con la costante crescita delle responsabilità dei consigli di amministrazione e l'aumento della pressione per la generazione di valore, quello che prima era uno strumento di comunicazione unidirezionale si è trasformato in uno strumento multidirezionale. Adattandosi alle esigenze di oggi, il portale per i consigli di amministrazione iDeals consente agli utenti di:
- Comunicare attraverso la sezione Q&A
- Distribuire il materiale del consiglio per le prossime riunioni
- Fornire aggiornamenti sulle attività delle commissioni consiliari per rendere più efficienti le riunioni del consiglio
- Semplificate i processi delle riunioni del consiglio grazie alle funzioni avanzate del board portal
- Migliorare la governance aziendale gestendo meglio il ciclo di vita delle riunioni del consiglio di amministrazione
- Dedicate meno tempo al lavoro amministrativo e lasciate che gli assistenti si concentrino sulle esigenze dei partecipanti
- Creare attività e monitorare le prestazioni utilizzando strumenti di gestione delle attività
Centralizzare e condividere i documenti in modo sicuro
Il portale iDeals è basata sulla data room virtuale di iDeals, una pluripremiata piattaforma basata su cloud che facilita la comunicazione digitale e fornisce un ambiente facile da usare ma altamente sicuro per l'archiviazione dei documenti. Tra i documenti sensibili che le aziende possono conservare vi sono:
- Presentazioni agli investitori
- Rapporti sulla gestione del rischio
- Piani operativi e di crescita
- Politiche retributive e sistemi di incentivazione
- Risultati dell'audit esterno
- Agende e risoluzioni, tra cui le seguenti:
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Accesso ai materiali del consiglio e delle riunioni da qualsiasi luogo
Con il software del portale del consiglio di amministrazione iDeals, le riunioni del consiglio di amministrazione diventano più efficienti, con i membri del consiglio di amministrazione che possono accedere facilmente ai pacchetti digitali del consiglio di amministrazione in qualsiasi momento e ovunque. Questo è particolarmente vantaggioso se uno o più consiglieri si trovano all'estero. Per rendere possibile tutto ciò, iDeals mette a disposizione degli utenti diversi strumenti quali:
- Un'interfaccia utente mobile per visualizzare i file nello spazio del portale del consiglio ovunque e in qualsiasi momento.
- Ricerca testuale completa per accedere rapidamente a informazioni e documenti.
- Notifiche per sapere quando sono stati caricati nuovi documenti.
- Un solido sistema di domande e risposte per discutere informazioni aziendali sensibili e aumentare il coinvolgimento del consiglio.
- Un audit trail conforme alle norme SOX per ridurre il rischio di violazioni della sicurezza dei dati.
- Tracciamento delle attività degli utenti per controllare le visualizzazioni, le stampe e i download dei documenti.
Migliora l'efficienza della gestione della comunicazione del consiglio di amministrazione
La produzione di pacchetti fisici per le riunioni del consiglio richiede in genere giorni o settimane, e gli aggiornamenti vengono inviati ai membri del consiglio tramite corriere. Ma la tecnologia del portale dei consigli può ridurre questo tempo a poche ore e risolvere altri problemi.
- Qualsiasi modifica viene implementata in modo rapido e semplice: le ultime versioni dei documenti vengono caricate sulla piattaforma centrale del portale del consiglio e sincronizzate automaticamente sui dispositivi di tutti i membri del consiglio.
- Tutte le parti lavorano sulla stessa pagina, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
- Oltre otto livelli di autorizzazioni per i documenti basati sui ruoli consentono agli amministratori di concedere o limitare l'accesso per garantire una solida sicurezza.
- Un'applicazione dedicata al portale delle schede per iOS, Windows e AndroidAccess consente agli utenti di utilizzare il software delle schede da tutti i dispositivi.
Sicurezza dei documenti e delle infrastrutture di livello militare
La sicurezza della documentazione aziendale è fondamentale. Senza una tecnologia adeguata, la diffusione dei materiali del consiglio di amministrazione crea le condizioni perfette per la perdita di documenti tramite e-mail o corrieri. Con il software di gestione delle riunioni del consiglio, questi rischi scompaiono.
- La sicurezza del centro dati è garantita da una rigorosa politica di accesso e sorveglianza.
- Tutti i nostri centri dati sono conformi al SOC2 e certificati ISO 27001.
- La ridondanza di livello 3 (2N) per tutti i componenti dei sistemi essenziali garantisce un tempo di attività leader del settore del 99,95%.
- I dati sono criptati con il protocollo SSL/TLS a 256 bit e con la crittografia RSA a 2048 bit.
- L'autenticazione in due fasi richiede una password e un codice inviato via SMS.
- Filigrane dinamiche e Fence View impediscono la distribuzione non autorizzata dei documenti.
- La cancellazione remota consente di revocare l'autorizzazione all'accesso ai file su tutti i dispositivi dell'utente.
- I registri di controllo documentano ogni azione nel software del portale del consiglio di amministrazione per garantire la conformità alle normative del settore e per le registrazioni legali.
La maggior parte delle imprese di successo board portal online
Molte aziende utilizzano il software di gestione dei consigli di amministrazione come strumento indispensabile per la condivisione e l'hosting dei documenti. Secondo un'indagine dell'Audit Committee Institute di KPMG, le principali aziende globali stanno adottando rapidamente il software per la gestione dei consigli di amministrazione.
- La metà dei dirigenti e dei direttori ha dichiarato che le loro aziende utilizzano attualmente un software per le riunioni del consiglio di amministrazione e un altro 20% prevede di trovare un fornitore di portali per il consiglio di amministrazione nei prossimi 6-12 mesi.
- il 18% degli intervistati fornisce ai propri membri un dispositivo mobile per accedere al software per le riunioni del consiglio e un altro 20% prevede di farlo nel prossimo anno.
- il 55% dei consiglieri concorda sul fatto che il giusto software per il portale del consiglio ha migliorato notevolmente l'efficienza del consiglio,
- il 70% ha dichiarato che il software del consiglio di amministrazione viene aggiornato in tempo reale con i verbali delle riunioni, le informazioni sulla società e altro ancora.
