Come funziona la Data Room virtuale di iDeals

Il 95% delle principali banche internazionali ha utilizzato iDeals per lo scambio sicuro di documenti e la collaborazione aziendale.

Sia che stai conducendo un'operazione di M&A o stai gestendo un processo di due diligence, hai bisogno di un servizio di data room virtuale per caricare, consultare e condividere i tuoi documenti riservati. Noi di iDeals abbiamo creato una soluzione di data room altamente sicura, affinché il processo si sviluppi senza problemi dall'inizio alla fine.

Personalizzazione

Dai alla tua data room virtuale un aspetto professionale peresonalizzandola con il tuo brand.

  • Carica il logo e scegli una combinazione di colori che si adatti allo stile della tua azienda.
  • Personalizza le lettere di invito per presentare una sintesi del tuo progetto agli utenti autorizzati.
  • Personalizza le filigrane dei documenti in base ai tuoi requisiti di sicurezza.
  • Aggiungi i tuoi termini di utilizzo e altri regolamenti che gli utenti devono accettare prima di accedere alla data room.
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Caricamento

Crea cartelle strutturate e carica i tuoi dati in qualsiasi formato. Le funzioni di elaborazione e Caricamento Intelligente di iDeals convertono automaticamente i tuoi file in un formato sicuro.

  • Per caricare più documenti contemporaneamente usa la comoda funzione Drag-and-Drop. Non ci sono limiti di dimensioni e di quantità per i file caricati.
  • Dopo averli caricati, tutti i documenti negli oltre 25 formati supportati vengono convertiti nel formato sicuro di Adobe PDF e saranno disponibili per la visualizzazione sicura da parte degli utenti.
  • Carica e scarica più file e cartelle contemporaneamente e sincronizza le cartelle locali con quelle della data room, utilizzando l'applicazione iDeals VDR Desktop.
  • Mantieni le informazioni strutturate e rendi gli aggiornamenti immediatamente visibili attivando la funzione di numerazione automatica dell'indice.
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Inviti

Imposta i permessi per gli utenti che accederanno al progetto protetto nella data room virtuale e collaboreranno ai suoi contenuti.

  • Seleziona gli utenti collaboratori tramite estenzioni di permesso: avranno accesso ai documenti, ai commenti di gruppo, ai messaggi della sezione Q&A e ai report sulle attività degli altri utenti.
  • Seleziona gli utenti individuali impostando permessi limitati: questi utenti possono consultare i documenti, i commenti personali e i report delle attività e comunicare con i coordinatori della sezione Q&A.
  • Applica uno degli otto livelli di accesso a singoli utenti o gruppi di utenti.
  • Invita gli utenti singolarmente oppure utilizza la funzione di caricamento in massa per invitare centinaia di utenti in pochi secondi.
  • Ottieni subito una panoramica degli utenti che hanno effettuato l'accesso e della loro partecipazione attiva al progetto.
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Collaborazione

Sfrutta le potenzialità della sezione Q&A per migliorare la collaborazione e far sì che il tuo progetto si sviluppi senza problemi. La sezione Q&A funge da posta elettronica protetta all'interno della data room virtuale, aiutando a comunicare con gli utenti e a rispondere alle varie richieste.

  • Collabora e comunica in un'ambiente sicuro senza dover utilizzare la posta elettronica.
  • Imposta il livello di priorità in base all'urgenza: alta, media o bassa.
  • Assegna uno stato alle domande della sezione Q&A: In attesa di risposta, In elaborazione, Inoltrata a un esperto, Risolta o Chiusa.
  • Utilizza gli allegati della sezione Q&A per scambiare in modo sicuro i file nella data room vituale. Non dovrai più utilizzare servizi di condivisione dei file o FTP.
  • Risparmia tempo attivando una sezione FAQ che fornisca risposte alle domande più frequenti.
  • Monitora le domande e le risposte ricevendo notifiche quando vengono pubblicate nuove domande.
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Controllo

Assicurati che i tuoi dati riservati siano in mani sicure. Gestiamo tutto dietro le quinte, così potrai concentrarti sulla tua trattativa.

  • Disattiva la stampa e il download per qualsiasi cartella o documento.
  • Proteggi i tuoi documenti dall'acquisizione dello schermo attivando la Visualizzazione limitata.
  • Revoca l'accesso alle informazioni anche dopo che un documento è stato scaricato.
  • Limita l'accesso di utenti singoli e gruppi di utenti a determinate sezioni della data room.
  • Tieni aggiornati gli utenti del servizio VDR inviandogli notifiche sui nuovi documenti e sulle nuove domande e risposte nella sezione Q&A. Puoi anche cambiare o disattivare queste notifiche.
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Tracciamento

Prendi decisioni più rapide e consapevoli sulla base dei dati in tempo reale. Ottieni risposte a eventuali domande sull'attività degli utenti. Utilizza le informazioni di questi report nelle diverse fasi del progetto.

  • Quando apri la tua data room digitale, puoi vedere quali utenti hanno già effettuato l'accesso e con quanta frequenza visualizzano i documenti. Questo potrebbe fungere da indicatore di interesse da parte dell'offerente.
  • Gli efficaci report colorati indicano la frequenza con la quale gli utenti accedono alle diverse cartelle nella data room.
  • Dai report della sezione Q&A puoi vedere quante domande sono ancora in attesa di risposta e, in media, quanto tempo trascorre prima che gli utenti possano ricevere delle risposte.
  • Quando ti prepari a negoziare i contratti, verifica quali documenti sono stati visualizzati. Questo può aiutarti ad evitare imprevisti nel processo di negoziazione.
  • Genera e scarica report dettagliati sulle attività degli utenti e controlla tutte le azioni effettuate, compreso il tempo trascorso a visionare un determinato documento.
  • Scarica i thread completi della sezione Q&A e conservali come garanzia di conformità e per scopi didattici.
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Sicurezza per default

Per noi di iDeals, la sicurezza dei dati dei nostri clienti rappresenta la priorità assoluta. Ecco perché adottiamo misure di sicurezza all'avanguardia per fare in modo che i tuoi dati siano sempre protetti e al sicuro.

  • iDeals utilizza numerosi data center che impiegano sicurezza fisica, politiche di accesso rigorose, sistemi di autenticazione a riconoscimento biometrico, guardie armate 24/7 e diversi livelli di sorveglianza.
  • I data center sono conformi agli standard SOC 2 e hanno ottenuto la certificazione ISO 27001: 2013.
  • Il livello di ridondanza Tier 3 (2N) per tutti i componenti dei sistemi di base garantisce un tempo di funzionamento del 99,95%.
  • I sistemi di backup a gruppi di continuità e i protocolli di prevenzione per incendi e inondazioni, mantengono i dati al sicuro in caso di calamità naturali.
  • Il backup dei file in tempo reale tramite tunnel VPN criptati, preserva l'integrità dei dati.
  • Il sistema di protezione antivirus incorpora i software dei cinque principali fornitori di antivirus in modo che tutti i file caricati nella data room siano privi di qualsiasi virus.
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