Software per i Consigli di Amministrazione: le sale riunioni virtuali iDeals

Comunicazioni del consiglio di amministrazione

Oltre l'80% delle cosiddette aziende "Fortune 500" si affida a iDeals per ospitare e distribuire in modo sicuro i documenti del proprio consiglio di amministrazione.

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Le sfide dei moderni consiglio di amministrazione

La governance aziendale si è evoluta e i membri dei consigli di amministrazione si trovano ad affrontare sfide di comunicazione e collaborazione senza precedenti. Il board portal di iDeals è stato progettato per aiutare i dirigenti a combattere le crescenti richieste e complessità delle attività quotidiane dei consigli di amministrazione.

  • Le imprese hanno bisogno di scambiare in modo rapido e sicuro i documenti relativi alle attività principali.
  • I requisiti di governance stanno diventando sempre più complessi.
  • La posta elettronica e la tecnologia di condivisione dei file personali non soddisfano i requisiti di sicurezza dei dati aziendali.
  • Il rischio di violazione della sicurezza dei dati rappresenta un problema serio per la compliance aziendale.
  • La raccolta, la stampa e l'invio di pacchetti cartacei per le riunioni del consiglio di amministrazione richiedono molto tempo.
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Board portal per la gestione e lo svolgimento delle riunioni del consiglio e delle commissioni

Con la costante crescita delle responsabilità dei consigli di amministrazione e l'aumento della pressione per la generazione di valore, quello che prima era uno strumento di comunicazione unidirezionale si è trasformato in uno strumento multidirezionale. Adattandosi alle esigenze di oggi, il portale per i consigli di amministrazione iDeals consente agli utenti di:

  • Comunicare attraverso la sezione Q&A
  • Distribuire il materiale del consiglio per le prossime riunioni
  • Fornire aggiornamenti sulle attività delle commissioni consiliari per rendere più efficienti le riunioni del consiglio
  • Semplificate i processi delle riunioni del consiglio grazie alle funzioni avanzate del board portal
  • Migliorare la governance aziendale gestendo meglio il ciclo di vita delle riunioni del consiglio di amministrazione
  • Dedicate meno tempo al lavoro amministrativo e lasciate che gli assistenti si concentrino sulle esigenze dei partecipanti
  • Creare attività e monitorare le prestazioni utilizzando strumenti di gestione delle attività
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Centralizzare e condividere i documenti in modo sicuro

Il portale iDeals è basata sulla data room virtuale di iDeals, una pluripremiata piattaforma basata su cloud che facilita la comunicazione digitale e fornisce un ambiente facile da usare ma altamente sicuro per l'archiviazione dei documenti. Tra i documenti sensibili che le aziende possono conservare vi sono:

  • Presentazioni agli investitori
  • Rapporti sulla gestione del rischio
  • Piani operativi e di crescita
  • Politiche retributive e sistemi di incentivazione
  • Risultati dell'audit esterno
  • Agende e risoluzioni, tra cui le seguenti:
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Accesso ai materiali del consiglio e delle riunioni da qualsiasi luogo

Con il software del portale del consiglio di amministrazione iDeals, le riunioni del consiglio di amministrazione diventano più efficienti, con i membri del consiglio di amministrazione che possono accedere facilmente ai pacchetti digitali del consiglio di amministrazione in qualsiasi momento e ovunque. Questo è particolarmente vantaggioso se uno o più consiglieri si trovano all'estero. Per rendere possibile tutto ciò, iDeals mette a disposizione degli utenti diversi strumenti quali:

  • Un'interfaccia utente mobile per visualizzare i file nello spazio del portale del consiglio ovunque e in qualsiasi momento.
  • Ricerca testuale completa per accedere rapidamente a informazioni e documenti.
  • Notifiche per sapere quando sono stati caricati nuovi documenti.
  • Un solido sistema di domande e risposte per discutere informazioni aziendali sensibili e aumentare il coinvolgimento del consiglio.
  • Un audit trail conforme alle norme SOX per ridurre il rischio di violazioni della sicurezza dei dati.
  • Tracciamento delle attività degli utenti per controllare le visualizzazioni, le stampe e i download dei documenti.
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Migliora l'efficienza della gestione della comunicazione del consiglio di amministrazione

La produzione di pacchetti fisici per le riunioni del consiglio richiede in genere giorni o settimane, e gli aggiornamenti vengono inviati ai membri del consiglio tramite corriere. Ma la tecnologia del portale dei consigli può ridurre questo tempo a poche ore e risolvere altri problemi.

  • Qualsiasi modifica viene implementata in modo rapido e semplice: le ultime versioni dei documenti vengono caricate sulla piattaforma centrale del portale del consiglio e sincronizzate automaticamente sui dispositivi di tutti i membri del consiglio.
  • Tutte le parti lavorano sulla stessa pagina, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
  • Oltre otto livelli di autorizzazioni per i documenti basati sui ruoli consentono agli amministratori di concedere o limitare l'accesso per garantire una solida sicurezza.
  • Un'applicazione dedicata al portale delle schede per iOS, Windows e AndroidAccess consente agli utenti di utilizzare il software delle schede da tutti i dispositivi.
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Sicurezza dei documenti e delle infrastrutture di livello militare

La sicurezza della documentazione aziendale è fondamentale. Senza una tecnologia adeguata, la diffusione dei materiali del consiglio di amministrazione crea le condizioni perfette per la perdita di documenti tramite e-mail o corrieri. Con il software di gestione delle riunioni del consiglio, questi rischi scompaiono.

  • La sicurezza del centro dati è garantita da una rigorosa politica di accesso e sorveglianza.
  • Tutti i nostri centri dati sono conformi al SOC2 e certificati ISO 27001.
  • La ridondanza di livello 3 (2N) per tutti i componenti dei sistemi essenziali garantisce un tempo di attività leader del settore del 99,95%.
  • I dati sono criptati con il protocollo SSL/TLS a 256 bit e con la crittografia RSA a 2048 bit.
  • L'autenticazione in due fasi richiede una password e un codice inviato via SMS.
  • Filigrane dinamiche e Fence View impediscono la distribuzione non autorizzata dei documenti.
  • La cancellazione remota consente di revocare l'autorizzazione all'accesso ai file su tutti i dispositivi dell'utente.
  • I registri di controllo documentano ogni azione nel software del portale del consiglio di amministrazione per garantire la conformità alle normative del settore e per le registrazioni legali.
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La maggior parte delle imprese di successo board portal online

Molte aziende utilizzano il software di gestione dei consigli di amministrazione come strumento indispensabile per la condivisione e l'hosting dei documenti. Secondo un'indagine dell'Audit Committee Institute di KPMG, le principali aziende globali stanno adottando rapidamente il software per la gestione dei consigli di amministrazione.

  • La metà dei dirigenti e dei direttori ha dichiarato che le loro aziende utilizzano attualmente un software per le riunioni del consiglio di amministrazione e un altro 20% prevede di trovare un fornitore di portali per il consiglio di amministrazione nei prossimi 6-12 mesi.
  • il 18% degli intervistati fornisce ai propri membri un dispositivo mobile per accedere al software per le riunioni del consiglio e un altro 20% prevede di farlo nel prossimo anno.
  • il 55% dei consiglieri concorda sul fatto che il giusto software per il portale del consiglio ha migliorato notevolmente l'efficienza del consiglio,
  • il 70% ha dichiarato che il software del consiglio di amministrazione viene aggiornato in tempo reale con i verbali delle riunioni, le informazioni sulla società e altro ancora.